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電子帳簿保存法に対応！

01 電子帳簿保存法の概要・スケジュール

電子帳簿保存法とは国税関係の帳簿や書類の電子的な保存を認めた法律のことです。税務関係書類は紙での保存が原則でしたが、保存要件を満たしていれば電子的に保存が可能であることを定めています。
2022年1月の改正電子帳簿保存法により、電子的に取引した記録は電子データのまま保存することが義務づけられました。電子保存の義務化に関して、知識や費用などの準備期間が必要ということもあり、2023年12月末まで2年間の猶予期間（宥恕措置）が設けられています。

出典:「令和4年度税制改正の大綱」をもとに作成

02 電子帳簿保存法で認められている保存方法

電子帳簿保存法に基づく保存方法は3つに分類されています。

①電子帳簿等保存・・・電子上で作成した帳簿や書類をそのまま電子データとして保存する方法

②スキャナ保存　・・・紙で受領・作成した書類について、スキャナやスマートフォンなどで画像データとして保存する方法

③電子取引　　　・・・電子上で受領・作成する取引情報を電子データのままで保存する方法

出典：国税庁パンフレット「電子帳簿保存法が改正されました（令和3年12月改訂）」より抜粋し一部加筆

03 電子帳簿保存法改正のポイント

電子帳簿保存法の改正によって電子取引データは電子的な保存・管理が義務化されます

今までは電子取引を行った場合でも紙で保管が認められていましたが、今回の改正によって電子的取引に関するデータは全て紙での保管が禁止となります。対象が電子取引全てとなるため、国保連の介護給付請求やその他電子取引は電子的に保存しなければいけません。

04 電子データ保存要件における事業者の対応方法

電子的に保存する場合も電子帳簿保存法のルールに基づく必要があり、具体的な保存要件として「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件が定められています。

①真実性の確保

「真実性の確保」は客観的な日時であることを証明できるようにしておく必要があるということで以下の4つのうちのどれか1つの措置を行う必要があります。

１）タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う

２）取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を計画した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく

３）記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う

４）正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う

　引用：国税庁パンフレット「電子帳簿保存法が改正されました（令和3年12月改訂）」

出典：国税庁パンフレット「電子帳簿保存法が改正されました（令和3年12月改訂）」をもとに作成

②可視性の確保

「可視性の確保」とは必要なデータをいつでも閲覧できるように整理し、検索できる状態にしておくことです。具体的な満たす要件は以下の通りとなります。

１）保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

２）電子計算機処理システムの概要書を備え付けること

３）検索機能※を確保すること
　　帳簿に係る電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと
　　①取引年月日、取引金額及び取引先を検索条件として設定することができること
　　②日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
　　③二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること
　　※帳簿の検索要件①～③に相当する要件（ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②③不要）
　　　保存義務者が小規模な事業者でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索機能不要

　引用：国税庁パンフレット「電子帳簿保存法が改正されました（令和3年12月改訂）」

出典：国税庁パンフレット「電子帳簿保存法が改正されました（令和3年12月改訂）」をもとに作成

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